An der Sitzung nahmen etwa dreißig Archivare der Insel, Beamte aus den Bereichen neue Technologien und Vertragswesen des Stadtrats von San Bartolomé de Tirajana sowie Vertreter von Unternehmen teil, die auf die Digitalisierung von Archiven spezialisiert sind.
An diesem Freitag fand in Maspalomas das erste „Treffen zwischen Archiven und Unternehmen für Dokumentenmanagement-Software“ statt, das vom Dokumenten- und Archivverwaltungsdienst des Stadtrats von San Bartolomé de Tirajana organisiert wurde.
Das Treffen fand im Konferenzraum des Kulturzentrums Maspalomas statt und fand zwischen 9:30 und 14:00 Uhr unter Beteiligung von dreißig Fachleuten statt, die die öffentlichen Archive der Insel vertraten und auf die Digitalisierung von Dokumentenmanagement spezialisiert waren städtische Abteilungen für Vertragswesen und neue Technologien des Südrats.
Bei der Eröffnungszeremonie und der Begrüßung der Teilnehmer sprach Bürgermeister Marco Aurelio Pérez Sánchez über die überragende Rolle, die Dokumentararchive in öffentlichen Verwaltungen spielen, und über die wachsende Notwendigkeit, dass sie vollständig an die neuen Verwaltungstechnologien angepasst sind. „Die digitale Transformation von Archiven im Hinblick auf Sicherheit und Bedienbarkeit ist eine zunehmend notwendige Aufgabe. „Für die Einsparung von Mitteln, die Einsparung von physischem Platz und Lagerkosten sowie für die Unmittelbarkeit bei der Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten, damit sie für Beratungsaufgaben zugänglich sind“, erklärte er.
„Inmitten des digitalen Zeitalters können Archive den Wandel, den wir in Bezug auf die Arbeitsweise und die Art und Weise, wie Verwaltungen mit ihren Nachbarn umgehen, erleben, nicht ignorieren, daher ist der Sprung in Richtung eines digitalen Archivs praktisch obligatorisch.“ Wir leben in einer Zeit, in der Informationen in rasender Geschwindigkeit fließen, was sie zu einem unschätzbaren Wert macht. „Die Notwendigkeit, genaue Aufzeichnungen zu führen, jederzeit und überall auf Daten zuzugreifen und Informationen effizient auszutauschen, führt zu einer erheblichen Veränderung in der Art und Weise, wie Verwaltungen ihre Dokumente verwalten“, erklärte er.
Das Programm dieses Treffens umfasste fünf Vorträge der Unternehmen Archidoc, Inetum, Albadoc, Odilo und Ignos, die sich mit der Verwaltung von Dokumenten in der Archivierungsphase und dem Übergang von Papier- zu elektronischen Dokumenten sowie den Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz dabei bietet, befassten betrachten; die Lösungen zur Bewältigung der Herausforderungen der digitalen Transformation von Archiven; die digitale Transformation auf den Kanarischen Inseln und insbesondere der aktuelle Stand des Cloud-Archivierungsverfahrens, seine Aufbewahrung und die Sicherheit, die es bietet; und die zunehmende Automatisierung digitaler Dateien.
Das Treffen zwischen Archivexperten auf der Insel und Softwareentwicklungsunternehmen mit dem Ziel, den Zugang zu Archiven zu verbessern und zu erleichtern, diente auch dem Meinungsaustausch, der Lösung von Zweifeln und der Kontaktaufnahme zwischen den Teilnehmern.
Der zweite stellvertretende Bürgermeister und Stadtrat, der für das Stadtarchiv zuständig ist, wies am Ende des Tages darauf hin, dass „die Bedeutung der Stadtarchive oft unbeachtet bleibt, obwohl sie für die Registrierung und Übermittlung tausender historischer und administrativer Dokumente verantwortlich sind, aus denen sie bestehen.“ Sie werden das lokale kollektive Gedächtnis stärken und uns ermöglichen, die Funktionsweise und Entwicklung der Gesellschaft zu verstehen.“ Ziel des Treffens sei es gewesen, „den Archivaren das Kennenlernen der auf dem Markt erhältlichen IT-Lösungen zu erleichtern und den darauf spezialisierten Unternehmen die Möglichkeit zu geben, die Bedürfnisse, Unannehmlichkeiten und Probleme, mit denen Archivare konfrontiert sind, aus erster Hand zu kennen.“
